¿Está pensando en organizar una fiesta sorpresa para un familiar o amigo?

«¡Mira Jim!» Me reí. «No tenemos que invitarte a tu cena de cumpleaños, aquí mismo hay una parrillada». Jim agarró el pestillo y abrió la gran puerta exterior del edificio Angle Armory. En ese mismo momento un coro de voces gritó desde el interior del edificio. «¡Feliz aniversario!» Aturdido, instantáneamente miré a Jim que aún sostenía la puerta abierta. Jim me miró. Entonces una señora gritó desde adentro. «¡Gordon y Trish!»

¡Trish y yo estábamos completamente desconcertados y estupefactos! No sabíamos que nuestros familiares y amigos se habían reunido aquí para celebrar nuestro 30^el ¡aniversario de bodas! Estaba aturdido. ¡Nos llevó varios minutos comprender el hecho de que NO íbamos a salir para la celebración del cumpleaños de nuestro yerno Jim!

¿Cómo lograron este evento sin que Trish y yo sospecháramos lo más mínimo que algo estaba pasando? Bueno, estos son los detalles tal como sucedieron y esta puede ser una plantilla que puede seguir y que puede ayudarlo a planificar su fiesta sorpresa, ya sea para un cumpleaños importante, una celebración de regreso a casa o un aniversario de bodas como el nuestro.

La idea

Amanda, nuestra hija mayor, tuvo la idea de planificar nuestros 30^el celebración de la boda y se acercó a sus hermanas gemelas, Melissa y Kimberly. Kimberly, que está en el ejército, sugirió que usaran Angle Armory en Kelowna como lugar de celebración, ya que ella tenía acceso a las instalaciones y al bar. Cuando tenga una idea para una fiesta sorpresa, comparta su idea con otros miembros de la familia o colegas. Es posible que puedan sugerir el lugar perfecto para celebrarlo o ayudarlo a llevarlo a cabo sin problemas.

la distracción

Los tres discutieron una distracción o artimaña para que Trish y yo aceptáramos como un evento plausible. El cumpleaños de Jim, el esposo de Amanda, fue el 18 de mayo.^el y esa fecha fue elegida para la celebración. Esa fecha obviaría un plan para celebrar su cumpleaños y por lo tanto aliviaría cualquier estrés por parte de los planificadores, porque era la distracción perfecta del evento real. El hecho de que nuestros 30^el aniversario de boda, que es el 2 de junio^{Dakota del Norte}, ni siquiera se nos pasó por la cabeza. No se desencadenarían sospechas y no se levantarían banderas rojas. ¿Por qué no estaríamos celebrando el cumpleaños de Jim? Las distracciones viables funcionan bien y no señalarán nada fuera de lo común. Si el evento planeado es más importante que una celebración de cumpleaños perdida, entonces el sacrificio valdrá la pena. O siempre puede tener una celebración de seguimiento para ese cumpleaños perdido.

El plan

Como Amanda, Kimberly y Melissa viven en el área de Chilliwack/Vancouver, BC, toda la planificación del evento de aniversario se llevó a cabo en Vancouver. Amanda llamó al tío Marvin y al tío Ron (Ron es el hermano de Gordon y Marvin es el cuñado de Trish y Gordon) para pedirles que pronuncien discursos en el evento. Se aseguró el lugar y un primo llevó una parrillada al evento. Las niñas llamaron a los buenos amigos, parientes, etc. de la pareja desde hace mucho tiempo. A un panadero (colega de trabajo de los padres de Jim en una panadería donde habían trabajado juntos) y a su esposa de la iglesia a la que asisten Gordon y Trish se les pidió que hornearan los 30^el Pastel de aniversario para la ocasión.

Es importante hacer una lista exhaustiva de todo lo que hay que hacer para un evento como este. Es importante, si no primordial, formar un pequeño comité y delegar las tareas que deben realizarse para lograr el objetivo de organizar una fiesta sorpresa impecable. Una persona, generalmente la persona que tuvo la idea inicial, debe estar a cargo de los arreglos. En la primera reunión se deben delegar los diversos trabajos, como llamar por teléfono o enviar correos electrónicos a los invitados, organizar la comida, pasteles especiales, bebidas (alcohólicas y no alcohólicas), platos (papel o porcelana), utensilios (plástico o cubiertos) , servilletas, condimentos, cafetera, tetera, café, té, azúcar o edulcorante, etc. La comunicación entre los miembros del comité es fundamental para que todos los invitados hayan respondido con un sí o un no. Que la comida, ya sea atendida o compartida, esté confirmada, así como el pastel, estarán listos y entregados a tiempo. El Presidente del Comité de Eventos Especiales debe marcar las cosas de la lista a medida que se completan. Poco antes del evento debe haber una última reunión del comité, ya sea cara a cara o por videoconferencia para asegurarse de que todo se ha cumplido hasta el último detalle.

La planificación previa al evento

Nuestras tres hijas, los dos hijos de Jim y Amanda, Rayn y Phoenix llegaron a nuestra casa el viernes anterior al evento del sábado. Amanda arregló que Trish y yo llevaríamos a los niños a una película popular para niños en el Grand Ten en Kelowna. Esta distracción permitió a Jim y a nuestras hijas buscar fotografías en nuestros álbumes de fotos y obtuve imágenes adicionales de mi hermano Ron para usarlas en una exhibición estática y una presentación audiovisual. Se colocó la decoración del lugar. Localmente, otro primo, Lonnie, llamó por teléfono a las personas que iban a venir para organizar los artículos de comida compartida que cada uno de ellos traería para el evento. Consiguió varias personas para preparar ensaladas, otras para cocinar y algunas para llevar productos horneados o postres. A Gary, otro primo, se le pidió que trajera su barbacoa al lugar y su trabajo consistía en cocinar la carne para todos los invitados.

Esa noche, Trish y yo fuimos a nuestro trabajo habitual, limpiando las oficinas en un campo de golf. Amanda sugirió que lleváramos a nuestra nieta con nosotros para ayudar. Mientras tanto, durante ese período de 3 horas que estuvimos fuera, Amanda reunió las imágenes fijas y las fotos de nuestro álbum de bodas, álbumes familiares, etc. El tío Ron también ayudó con el proyecto. Amanda casualmente nos preguntó a Trish ya mí algún tiempo antes del evento cuál era el nombre de la canción para nuestro primer baile en nuestra boda. Era «Fools Rush in» de Elvis Presley. Esa canción se usó como audio para la presentación de diapositivas.

El día del evento

Nos despertamos el 18 de mayo para tomar un delicioso desayuno de tocino y huevos con tostadas y croquetas de patata, después de todo, estábamos celebrando el cumpleaños de Jim. Eso estaba firmemente grabado en la mente de mi esposa y mía. Más tarde esa mañana, Jim y yo viajamos una corta distancia a Summerland, en el sur del valle de Okanagan, para jugar 18 hoyos de golf. Fue mi placer pagar nuestros green fees. Fue mi regalo de cumpleaños para Jim. Lamentablemente, para mí, Jim ganó el juego, ¡pero nos divertimos!

Mientras Jim y yo jugábamos al golf, el lugar del evento real, nuestra celebración del 30 aniversario de bodas, en Angle Armory en Kelowna, estaba tomando forma. Se colocaron decoraciones, se instaló una mesa con fotos y recuerdos, se conectó y probó el equipo de video/audio para la producción del video corto, y los pasteleros entregaron el hermoso pastel del 30 aniversario de bodas. También se instaló una mesa con refrigerios y bocadillos. Por último, el sobrino de la parrilla instaló la parrilla justo afuera de la entrada principal. Nuestra hija Kimberly dirigió el montaje de Angle Armory. Por último, se solicitó a todos los invitados que iban llegando estacionar sus vehículos al menos a una o dos cuadras del lugar del evento para evitar que fueran detectados e identificados como vehículos de familiares o amigos. ¡Esto es muy importante!

Cuando Jim y yo regresamos a casa, comimos algo rápido. Por supuesto, no queríamos estropear nuestro apetito para la cena de cumpleaños de Jim en un buen restaurante en Kelowna. Trish anunció a nuestra hija Amanda. «Rayn (la hija de Jim y Amanda) puede ayudarme a preparar un pastel de cumpleaños para Jim». Amanda respondió. «No, Jim no quiere un pastel de cumpleaños». Trish respondió. «¡Tenemos que tener un pastel de cumpleaños para Jim!» Amanda cedió. «Está bien, pero solo un pastel pequeño». Luego, Trish y Rayn juntaron los ingredientes del pastel y comenzaron a armarlos. Rayn, que tenía 8 años en ese momento, mencionó que otros miembros de nuestra familia se unirían a nosotros para celebrar el cumpleaños de Jim. Bueno, ¡esa revelación casi resultó en que el gato saliera de la bolsa! Amanda respondió apresuradamente. «No, Rayn no sabe de qué está hablando». Trish respondió. «¡Bueno, solo tenemos que hacer un pastel más grande!» Amanda asintió. «Está bien, mamá, adelante, pero en serio, ¡no necesitamos un pastel más grande! Así que Trish y Rayn hicieron un pastel más grande.

A pesar de que este fue un giro de los acontecimientos muy estresante para Amanda, no se dio cuenta de que un niño de 8 años podía inocentemente derramar los frijoles y estropear el elemento sorpresa de la fiesta. Ella desvió fríamente el comentario de su hija de una manera convincente que no le dio a Trish ninguna razón para dudar de ella. Sin embargo, ¡eso estuvo cerca!

Alrededor de las 4:30 pm todos nos vestimos muy bien y salimos por la puerta para dirigirnos a Kelowna para la cena de cumpleaños de Jim. Había un último gancho, para evitar cualquier sospecha de Trish o de mí. Kimberly había hecho arreglos para que nuestro grupo se detuviera camino a la cena para que Jim viniera a Angle Armory para jugar un nuevo juego de guerra militar en su simulador. Cuando llegamos allí, Trish quería quedarse en el vehículo mientras el resto de nosotros íbamos a ver a Jim jugar. Amanda casualmente obligó a su madre a entrar. «No mamá, entra y mira esto. Es bastante ¡Genial!» Trish cedió y afortunadamente se unió a nosotros para una celebración increíble que nunca olvidaremos.

Resumen

Planear un cumpleaños sorpresa, un aniversario de bodas importante, una jubilación o una fiesta de celebración de un evento especial no es tarea fácil. Necesitas un equipo dedicado con diversas habilidades. Para empezar, un buen líder, ya sea usted mismo o uno que tenga la capacidad y la experiencia, debe ser capaz de planificar el evento hasta el último detalle y seguirlo hasta el momento en que el grupo grite «¡Sorpresa!»

1) Elija una celebración genuina, como un cumpleaños, para planificar el evento. De esa manera nadie tiene que mentir sobre la próxima celebración. El sujeto o sujetos honrados no sospecharán que algo está pasando a sus espaldas. Lo último que desea es crear sospechas en el/los sujeto/s.

2) Establecer un pequeño comité. Delegar las diversas tareas que deben realizarse es una habilidad única y sensible. Siempre es aconsejable preguntar a los integrantes del comité qué les gustaría hacer para este evento.

3) Elija una fecha y hora para el evento. Determine el presupuesto para este evento y cómo se adquirirán los fondos. Busca y reserva un lugar que se adapte al tipo de evento que planeas. Si necesita una cocina para preparar comida o utilizar un servicio de catering, entonces necesitará un lugar más grande. Si está comiendo bocadillos y pasteles, entonces una sala de reuniones estará bien. Si usted o los miembros de su comité tienen amigos o contactos que pueden ayudarlo a encontrar un lugar para el evento, hornear un pastel, proporcionar decoraciones, ofrecer servicios de catering, entretenimiento, etc., este es el momento de ponerse en contacto con ellos. Incluso puede obtener algunos de estos servicios o artículos de forma gratuita oa un costo reducido.

4) Elaborar una lista de invitados y confirmar los que asistirán al evento. Haga un seguimiento antes de que se prepare, ordene o atienda la comida con sus invitados para confirmar nuevamente su asistencia. Esto le dará un número exacto de personas que asistirán al evento.

5) Si va a haber entretenimiento; ya sea en vivo o grabado, eso deberá organizarse y reservarse. Los grupos de música en vivo necesitarán aproximadamente una hora para configurar su equipo, afinar sus instrumentos y practicar. Los disc jockeys necesitarán de media hora a una hora para poder configurar su equipo y probarlo. Además, si va a haber una presentación de video incluida en la parte formal de la celebración, necesitarán tiempo para buscar fotos y editar la producción, con música, juntos. Requerirán de dos semanas a un mes de tiempo de anticipación para esta tarea.

6) Si se exhiben otros recuerdos, como fotos, libros, documentos y artículos, etc., en un stand, mesa, etc., un miembro del equipo deberá comunicarse con los asistentes que tengan estos artículos y organizar la exhibición. Esto también tomará varias semanas para reunir estos artículos.

7) La comida y la bebida deberán ser decididas por el grupo. Una vez decidido, un miembro del equipo deberá obtener cotizaciones de un servicio de catering, pedirles a los que asistirán al evento que traigan un plato y/o postre frío o caliente, y anotar qué artículos traerán todos. El miembro del equipo responsable de esta tarea puede pedirle a un colaborador de comida compartida que proporcione otro artículo si hay una duplicación de un alimento popular.

8) Los discursos durante la parte formal del evento deben limitarse a cinco minutos para que el evento fluya sin problemas y mantenga cautivada a la audiencia.

Habrá otros detalles que surgirán durante el proceso de planificación e implementación del evento. Algunos de ellos serán esperados, mientras que otros no serán planificados. El líder deberá estar preparado para lidiar con estos a medida que surjan.

Por último, se debe discutir, comprender y organizar en detalle cuándo y cómo la persona o pareja homenajeada planea llegar al lugar de la fiesta. ¿Llegarán en su propio vehículo o vendrán con otra persona? No implementar este plan estratégico de llegada del grupo sin problemas resultará en el fracaso de que este evento sea una sorpresa. Un vigía fuera del lugar para alertar a un contacto interno a través de un teléfono celular o un walkie-talkie dará tiempo suficiente para preparar a los participantes de la fiesta (cuando el individuo o la pareja abre la puerta) para gritar al unísono… ¡Sorpresa!